Outsourcing usług wywiadowczych

Poniższy tekst jest rozdziałem książki "Wywiad Biznesowy" którą rekomendujemy wszystkim którzy interesują się bezpieczeństwem biznesu a zwłaszcza  częścią dotyczącą pozyskiwania informacji
Książka wywiad biznesowy

Jak już wspomniałem SASMA jest współautorem powyższego opracowania a zgodnie z naszymi kompetencjami napisaliśmy o tym co robimy na co dzień tzn o usługach wywiadowczych.
Rozdział "Outsourcing usług wywiadowczych" został napisany przez nas i wierzymy że zawarte w nim informację przydadzą się wszystkim zajmującym się bezpieczeństwem

Miłego czytania

Rozdział 11. Outsourcing usług wywiadowczych.

Sebastian Błażkiewicz i Agnieszka Socha

Streszczenie

W tym rozdziale chcielibyśmy podzielić się z Państwem przemyśleniami dotyczącymi outsourcingu usług wywiadowczych. Bazując na naszym doświadczeniu i przeprowadzonych projektach, pragnęlibyśmy przybliżyć czytelnikowi świat bezpieczeństwa biznesu, którego nierozłącznym elementem są usługi wywiadowcze.

Rozdział zawiera naszą definicję usług wywiadowczych oraz outsourcingu. Odpowiada na pytanie, czym są usługi wywiadowcze, na czym polegają działania z ich zakresu i co jest głównym powodem ich stosowania w biznesie. Podkreśliliśmy jak ważnym w dzisiejszym hiper-konkurencyjnym świecie biznesowym jest posiadanie przewagi informacyjnej, która pozwala na bezpieczne i efektywne prowadzenie działalności gospodarczej. Odpowiedzieliśmy na pytania dlaczego usługi wywiadowcze stają się niezbędnym elementem prowadzenia biznesu i kto z nich korzysta. Staraliśmy się przekazać czytelnikowi kilka rad dotyczących wykonawców usług wywiadowczych, którego wykonawcę wybrać i na jakie jego cechy należy zwrócić uwagę. Opisaliśmy również niezbędne działania, jakie muszą zostać wykonane przed podjęciem współpracy, aby była ona sprawna i efektywna. Chcąc ukazać ten rodzaj usług z różnych perspektyw, dokonaliśmy opisu działań zarówno z punktu widzenia zleceniodawcy, jak i wykonawcy.  

Słowa kluczowe

Słowa kluczowe: usługi wywiadowcze, outsourcing, bezpieczeństwo biznesu, due diligence, biały wywiad.

Definicje

·       Bezpieczeństwo biznesu -  to działania dbające o rozwój firm i ich biznesu. Zaliczyć do nich można wszelkie czynności mające na celu identyfikację potencjalnych zagrożeń i sposoby zapobiegania im.

·       Due diligence [1]

Poprzez due diligence rozumiemy poddanie firmy, osoby lub zjawiska dokładnej i rzetelnej analizie oraz procesowi weryfikacji, mającym na celu minimalizację ryzyka poprzez identyfikację zagrożeń. Najważniejszym powodem do przeprowadzenia sprawdzenia due diligence jest ochrona kapitału i wizerunku firmy, zwłaszcza przed przeprowadzeniem transakcji ze stroną trzecią: nowym pracownikiem, partnerem biznesowym lub podwykonawcą. Przeprowadzanie procesów due diligence jest nieodłącznym elementem zarządzania ryzykiem. Do tego procesu zaliczyć możemy również tzw. background check, czyli sprawdzenie osób (due diligence personalne).

·       Biały wywiad

Białym wywiadem, zwanym również OSINT – Open Source INTelligence, nazywamy pozyskiwanie informacji z ogólnodostępnych oraz jawnych źródeł. Zaliczyć do nich możemy: prasę, internet, w tym serwisy społecznościowe, telewizję, środki masowego przekazu, bazy rejestru przedsiębiorców czy sądowe zbiory danych. Publicznie dostępne i legalne źródła wiedzy są powszechnie wykorzystywane nie tylko w usługach wywiadowczych na potrzeby biznesu lecz również przez jednostki wywiadowcze na całym świecie. W dobie internetu, ogólnodostępne informacje potrafią przynieść ogromne korzyści biznesowe.

Wstęp

Outsourcing i usługi wywiadowcze

„Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.” – Henry Ford [2]

Słowa amerykańskiego założyciela spółki Ford Motor Company idealnie opisują czym jest outsourcing.  Samo słowo outsourcing pochodzi z języka angielskiego, zostało utworzone ze słów outside-resource-using i dosłownie oznacza wykorzystanie źródeł zewnętrznych. Działania outsourcingowe polegają na delegowaniu zadań/procesów lub funkcji, do których wykonania nie posiadamy odpowiednich kompetencji lub zasobów, podmiotom zewnętrznym, które takowe środki posiadają i są w stanie wykonać powierzone zadanie. Jednym z głównych powodów korzystania z usług outsourcingu jest redukcja kosztów. Zasadnym jest skorzystanie z zasobów zewnętrznych w momencie, gdy są one tańsze od wewnętrznych. Jednakże czynnikiem, który staje się równie ważny jak koszty jest wysoki poziom wykonania usługi. Firmy są w stanie zapłacić więcej, by uzyskać dostęp do specjalistycznej wiedzy, mieć pewność, że zlecenie zostanie wykonane profesjonalnie i z należytą starannością. Outsourcing zwiększa elastyczność firmy, poszerza jej możliwości a co za tym idzie podnosi jej wartość na rynku.

Poprzez usługi wywiadowcze rozumieć można wszelkie działania, przeprowadzone w sposób etyczny i zgodny z prawem, których zadaniem jest pozyskanie informacji pozwalających na bezpieczne, efektywne i  dochodowe prowadzenie działalności biznesowej. Przedstawiona definicja jest  zbliżona do pojęcia wywiadu biznesowego, gdyż odnosi się do koncepcji usług wywiadowczych w rozumieniu biznesowym.

Usługi wywiadowcze

Usługi wywiadowcze odgrywają kluczową rolę w biznesie na całym świecie. Informacja o konkurencji, podwykonawcach, klientach czy nawet uwarunkowaniach gospodarczo – politycznych kraju, w którym prowadzona jest działalność, staje się kluczem do sukcesu, a ten kto jest w posiadaniu takowych informacji i potrafi je umiejętnie wykorzystać zostaje rynkowym liderem. W obecnych czasach informacja potrafi mieć większą wartość niż złoto, a przewaga informacyjna nie raz pozwala firmie na podjęcie walki z konkurencją. Stąd usługi wywiadowcze to nic innego jak zagwarantowanie przewagi informacyjnej.

Usługi wywiadowcze są jednym z elementów tzw. bezpieczeństwa biznesu – szeregu działań, których zadaniem jest zapewnienie bezpiecznego funkcjonowania danego podmiotu. Składają się na to już nie tylko pozyskiwanie i analiza informacji, ale również formy ich zabezpieczania, działania prewencyjne oraz minimalizujące ryzyko, a także elementy ochrony fizycznej lub zwykłego doradztwa czy audytu.

W czasach, gdy konkurencja stała się transgraniczna, firmy szukają coraz to nowych sposobów, by znaleźć się w czołówce wyścigu o miano najlepszej firmy w branży. Co za tym idzie – rośnie ich świadomość dotyczącą faktu, że informacja wywiadowcza jest niezbędnym elementem zarówno w strategii jak i zarządzaniu w firmie. Umiejętność szybkiej reakcji na zmieniające się w ekspresowym tempie warunki rynkowe jest cechą niezbędną dla zachowania konkurencyjności.

Mówiąc o konkurencyjności nie można nie wspomnieć o tych, którzy w pogoni za nią stają na pograniczu prawa. Uczciwa konkurencja jest zjawiskiem bardzo pożądanym dla klienta, gdyż wpływa na wzrost jakości towarów i usług przy bardzo częstej konieczności obniżenia cen. Jednak w tej pogoni za konkurencyjnością, niektórzy przedsiębiorcy zapominają o regulacjach prawnych, a presja rynku jest dla nich tak ogromna, że zaczynają uciekać się do nielegalnych zagrywek. Stosowanie nieuczciwych praktyk jest zakazane i reguluje to ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. 1993 Nr 47 poz. 211). Ustawa określa czyny nieuczciwej konkurencji jako działania sprzeczne z prawem lub dobrymi obyczajami, zagrażające lub naruszające interes innego przedsiębiorcy lub klienta.[3]

Jako nieuczciwą konkurencję wskazać możemy:

Ø  wprowadzające w błąd oznaczenie przedsiębiorstwa,

Ø  fałszywe lub oszukańcze oznaczenia pochodzenia geograficznego towarów lub usług,

Ø  naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa,

Ø  naśladownictwo produktów,

Ø  nakłanianie do rozwiązania lub niewykonania umowy,

Ø  pomawianie lub nieuczciwe zachwalanie,

Ø  utrudnianie dostępu do rynku,

Ø  przekupstwo osoby pełniącej funkcję publiczną,

Ø  nieuczciwa lub zakazana reklama.

Mając w świadomości, że niektóre firmy są w stanie posunąć się do nielegalnych działań, by tylko pozyskać nowych klientów, usługi wywiadowcze stają się niezbędnym narzędziem w rękach uczciwego przedsiębiorcy.

Zakres usług wywiadowczych

Usługi wywiadowcze dla biznesu to bardzo szeroki wachlarz działań. W jego skład wchodzą m.in. takie czynności, jak:

Ø  wykrywanie technik inwigilacyjnych,

Ø  wywiad gospodarczy,

Ø  wywiad konkurencyjny,

Ø  weryfikacja kontrahentów,

Ø  weryfikacja podmiotów zagranicznych,

Ø  sprawdzenia wiarygodności pracowników,

Ø  obserwacja osób i mienia,

Ø  ustalenie miejsca pobytu,

Ø  ustalenia majątkowe,

Ø  wykrywanie i zwalczanie oszustw, w tym oszustw finansowych,

Ø  sprawdzenia personalne,

Ø  i wiele innych.

Dlaczego usługi wywiadowcze stają się niezbędnym elementem  prowadzenia biznesu?

Usługi wywiadowcze są niezbędnym elementem zabezpieczenia prowadzonej działalności, gdyż informacja jest nierzadko warta więcej niż najlepszej jakości produkt. Działania z tego zakresu umożliwiają zdobycie przewagi informacyjnej, która bezpośrednio przekłada się na większą efektywność. Usługi wywiadowcze są oczami i uszami zarządów, gdyż to zdobyte dzięki nim informacje pozwalają na kreowanie strategii firmy. Bez nich, nawet największa firma, staje się „ślepym bokserem” - silnym graczem, ale nie widzącym przeciwnika, co z czasem powoduje, że gracz ten nieodwracalnie słabnie, by w końcu z zaskoczenia otrzymać nokaut. Zabezpieczenie wycieku cennych informacji, sprawdzenie kompetencji przyszłego pracownika, wczesne rozpoznanie niewypłacalności kontrahentów czy umiejętność przewidzenia kolejnych ruchów firmy-rywala sprawia, że zabezpieczamy swój biznes i stajemy się bardziej konkurencyjni. Elementy te bezpośrednio wpływają na nasz rozwój i sprawiają, że pozycja naszej firmy na rynku staje się bardziej ugruntowana. Złe zabezpieczenie informacji a w efekcie jej utrata i wykorzystanie przez konkurencję może spowodować ogromne straty.

Kto korzysta z usług wywiadowczych?

Rosnąca wśród firm działających na polskim rynku świadomość  hiper-konkurencyjności, sprawia że usługi wywiadowcze są coraz częściej wykorzystywane, zarówno przy konkretnych projektach jak i w ramach wsparcia ogólnej strategii firmy. Z takowych usług korzystają przedsiębiorcy z różnorodnych branż: IT, transport, branża farmaceutyczna, telekomunikacyjna, retail, FMCG (fast-moving consumer goods) czyli dobra szybko zbywalne, np. kosmetyki czy produkty chemii gospodarczej i inne. Branża tak naprawdę nie ma znaczenia, gdyż w każdym biznesie trzeba wykazać się pomysłowością i elastycznością. Można dostrzec jednak zależność, iż najczęściej z usług wywiadowczych korzystają firmy z innowacyjnych branż, które inwestują duże pieniądze w liczne badania. Odpowiedni kapitał, wykwalifikowana kadra i starannie przemyślana strategia często już nie są wystarczające, by osiągnąć sukces. Niezbędna staje się wiedza o działaniach konkurencji, trendach w branży oraz odpowiednie zabezpieczenie prowadzonego biznesu.

Dlaczego tego typu usługi są w większości outsourcowane?

Usługi wywiadowcze są outsourcowane, ponieważ są bardzo specyficznym rodzajem działań, wymagającym odpowiedniej wiedzy, przeszkolenia i umiejętności. Jednym z powodów, dla których tego rodzaju usługi są delegowane na zewnątrz - wspomnianym już w opisie outsourcingu - są koszty. Utworzenie dedykowanej komórki analityczno – wywiadowczej w firmie jest nie tylko bardzo kosztowne lecz również czasochłonne. Przeszkolenie specjalisty i nabycie przez niego odpowiedniego doświadczenia zajmuje lata. Kolejnym czynnikiem jest fakt, iż wyoutsourcowanie takich działań daje klientowi dostęp do wiedzy i doświadczenia liderów  w tej dyscyplinie. Profesjonalny analityk dedykowany do danego projektu korzysta z doświadczenia całego zespołu i zasobów informacyjnych swojej firmy, wykorzystuje doświadczenia zebrane podczas pracy przy innych projektach i często ma świeże spojrzenie na dany temat, w związku z czym potrafi dostrzec problemy czy zagrożenia, których nie dostrzegają inni.

Kolejnym czynnikiem dla którego usługi wywiadowcze są outsourcowane jest bezpieczeństwo. Należy wspomnieć, że delegując tego typu usługi na zewnątrz, firma nie naraża się bezpośrednio na problemy w przypadku niepowodzenia. Ryzyko to przejmuje na siebie firma wykonawcza.

Usługi wywiadowcze z różnych punktów widzenia - Punkt widzenia zleceniodawcy

Kiedy warto a kiedy niekoniecznie należy delegować tę funkcję na zewnątrz ?

Usługi wywiadowcze warto outsourcować zawsze, jeśli nie dysponujemy własnymi zasobami pozwalającymi na wykonanie zadania, a prawda jest taka, że mało która firma takowe zasoby posiada. Pytanie zatem powinno brzmieć jak dobrze wybrać dostawcę takich usług?

Którego wykonawcę wybrać?

Oczywistym jest, że przy wyborze wykonawcy usług wywiadowczych, tak samo jak w przypadku każdej innej dziedziny, należy starannie sprawdzić czy dany podmiot posiada wiedzę, możliwości i kompetencje do wykonania powierzonego zadania. Niestety w przypadku tak wciąż nie do końca jeszcze znanej w polskim biznesie dziedziny jaką są usługi wywiadowcze, ciężko jest zleceniodawcy sprawdzić kompetencje potencjalnego wykonawcy.

Często zdarza się, że klient nie zdaje sobie sprawy, że w ogóle istnieje firma, która może pomóc mu w rozwiązaniu zaistniałego problemu. Dopiero po rozmowie z kolegami z branży podczas konferencji czy spotkań biznesowych dowiaduje się, że możliwe jest zatrudnienie firmy/eksperta, który zajmuje się pozyskiwaniem, weryfikacją i analizą potrzebnych informacji.

Jak więc klient ma sprawdzić kompetencje firmy, o której usługach przed chwilą się dowiedział?  Właśnie dlatego ta, jakże specyficzna i wciąż w Polsce niszowa, branża bazuje na poleceniach. Wybierając wykonawcę takich usług warto polegać na referencjach, jakie potencjalny wykonawca może przedstawić. Najbardziej wartościowe i doceniane są referencje wystawione przez światowe korporacje, które z racji licznych i złożonych problemów, w niemałej ilości korzystają z zewnętrznych usług wywiadowczych. Poza tym duże korporacje bardzo dbają o wizerunek, w związku z czym wybrani przez nich dostawcy usług są dobrze weryfikowani. Spotkanie z dostawcą usług wywiadowczych i rozmowa na temat przeprowadzonych już przez niego projektów pomaga w podjęciu decyzji, którego wykonawcę wybrać. Jako, że dyskrecja w tej branży jest absolutnym warunkiem sine qua non[4], nie dowiemy się szczegółów wykonanego zlecenia, ale pozwoli nam to na nawiązanie nici zaufania, która również jest niezbędna przy tego typu zleceniach.

Zaufanie jest absolutnie koniecznym elementem współpracy pomiędzy firmą wykonawczą i zleceniodawcą. Nie ma w tej branży lepszej reklamy niż zadowolony klient. A reklama nie jest łatwa, gdyż kolejną elementarną cechą po zaufaniu pomiędzy klientem a wykonawcą jest dyskrecja. Przeważnie problemy, z jakimi się stykają się firmy świadczące usługi wywiadowcze,  dotyczą ochrony newralgicznych dla funkcjonowania firmy informacji – ich jakikolwiek wyciek czy niepożądane przechwycenie a w efekcie wykorzystanie mogłyby skutkować niepowodzeniem projektu i ogromnymi stratami dla klienta, często nie tylko finansowymi lecz również wizerunkowymi.

CASE Wyobraźmy sobie sytuację, w której zlecamy, nie do końca zweryfikowanej firmie wykonawczej, przeprowadzenie sprawdzenia przyszłego pracownika aplikującego na wysokie stanowisko kierownicze. Firma, podczas przeprowadzania działań due diligence dotyczących kandydata  wchodzi w posiadanie informacji mogących postawić go w negatywnym świetle przed przyszłym pracodawcą. Zamiast, zgodnie z umową zawrzeć te informacje w ocenie kandydata i przekazać zleceniodawcy, decyduje się na bezpośredni z kontakt  z ocenianym. Kierując się chęcią dodatkowego zysku informuje go, że  został on poddany sprawdzeniu oraz przedstawia wyniki oceny. Po uiszczeniu odpowiednio wysokiej sumy sprawdzany oraz firma wykonująca zlecenie zawierają układ, w którym uzgadniają, że informacje te nigdy nie dotrą do przyszłego pracodawcy.  Działania takie, mogą spowodować zatrudnienie na stanowisko kierownicze człowieka, który nie posiada wystarczających kwalifikacji lub mogą wpłynąć negatywnie na wizerunek całej firmy.

Ryzyko błędnego wyboru wykonawcy

Jeżeli przed wydelegowaniem usług wywiadowczych nie dokonamy należytego sprawdzenia firmy wykonawczej, możemy narazić się na znaczne straty. Zagrożenia, które wynikają ze złego wyboru wykonawcy, to m.in. szkody wizerunkowe, utrata kluczowych lub strategicznych partnerów czy spadek ilości zleceń. Wszystkie te zagrożenia prowadzą do strat finansowych, a co za tym idzie spadku znaczenia firmy na rynku.

Efektywna współpraca z wykonawcą

Po wyborze wykonawcy, niezbędnym elementem do osiągnięcia sukcesu, jest stosowanie się do poniższych zasad:

·       Umowa o poufności (NDA/CDA) (z języka angielskiego: non-disclosure agreement (NDA) lub confidential disclosure agreement (CDA))

Jest to umowa zawarta pomiędzy obiema stronami zlecenia dotycząca wymiany poufnych informacji i zobowiązująca wykonawcę do ich nierozpowszechniania. Podpisanie takiej umowy jest dziś zarówno standardem działania jak i dobrą praktyką branżową budującą więź zaufania pomiędzy zleceniodawcą a wykonawcą, przy jednoczesnym prawnym zabezpieczeniu współpracy. Jej podpisanie jest niezbędne do kontynuowania dalszych działań i powinno być wykonane przed przekazaniem wykonawcy newralgicznych szczegółów zlecenia.

·       Jasne określenie celu

Wydawałoby się to tak oczywiste, że aż kuriozalnie jest o tym pisać. Niestety doświadczenie pokazuje, że zdarzają się sytuację, w których zleceniodawca po otrzymaniu finalnego „produktu” zlecenia, ustalonego przed podpisaniem umowy, oczekuje czegoś zupełnie innego. Dlatego tak ważne jest jasne i przejrzyste określenie, co dokładnie ma być rezultatem zlecenia, czego dokładnie oczekujemy jako zleceniodawca.

·       Elastyczność

Elastyczność jest cechą niezbędną w usługach wywiadowczych, zarówno ze strony wykonawcy jak i zleceniodawcy. Zdarza się, że sytuacja zmienia się dynamicznie, i określone na początku okoliczności zlecenia ulegają zmianie niezależnie od woli którejkolwiek ze stron. Zadaniem zleceniodawcy jest wtedy jasne określenie nowych oczekiwań i wspólne ustalenie z wykonawcą dalszej strategii działania (np. sprawdzana osoba przebywa na urlopie – czy przesuwamy termin wykonania zlecenia czy rozpoczynamy inne działania?).

·       Łańcuch komunikacji

Niezbędne jest również ustalenie z wykonawcą łańcuchu komunikacji. Najlepiej wyznaczyć w firmie jedną osobę odpowiedzialną za kontakt ze zleceniobiorcą, której zadaniem będzie przekazywanie kluczowych informacji, w tym tych dotyczących postępów działań. Dobrze jest, gdy osoba ta jest również osobą decyzyjną lub ma możliwość szybkiej konsultacji w przypadku, gdy konieczne jest natychmiastowe podjęcie decyzji.

·       Sposób raportowania

Jeżeli zlecone działanie jest projektem długoterminowym warto jest ustalić z wykonawcą sposób i cykliczność raportowania podjętych działań. Pozwoli to zleceniodawcy na bieżące monitorowanie postępów w sprawie i ewentualną modyfikację sposobu działania w przypadku zmiany sytuacji. Należy jednak pamiętać, że narzucenie zbyt częstego raportowania spowolni prace, a wykonawca, zamiast skupić swoją uwagę na przedmiocie zlecenia, będzie zmuszony pisać codzienne raporty z przeprowadzonych czynności.

Usługi wywiadowcze z różnych punktów widzenia - punkt widzenia wykonawcy

Współpraca z podmiotem zewnętrznym

Wykonawca usług wywiadowczych powinien pamiętać o:

·       Omówieniu możliwości

Czasami klienci zgłaszają się z prośbą wykonania określonych już czynności – wiedzą jaki efekt chcą osiągnąć i jakie działania muszą zostać podjęte. Nierzadko jednak do naszych drzwi pukają firmy, które przedstawiają swoje problemy i oczekują propozycji ich rozwiązania. Zarówno w pierwszym jak i w drugim przypadku należy przedstawić dostosowany do sytuacji zakres świadczonych usług. Klienci nie zawsze są świadomi jak szerokim zakresem działań dysponujemy, jak rozwiązuje się tego typu problemy i które z działań przyniosą pożądany efekt. Korzystając z doświadczenia, jesteśmy w stanie dobrać najlepsze i najefektowniejsze działania. Przedstawienie pełnej gamy czynności, które można podjąć w przypadku opisanego przez klienta problemu pozwoli na sprecyzowanie oczekiwań i określenie konkretnego efektu. Niezbędna jest tutaj, ze strony zleceniodawcy, otwartość na różne rozwiązania i doza zaufania do wykonawcy. Nie ma nic gorszego niż klient mówiący nam jak mamy wykonać dane zlecenie.

·       Określeniu efektu działań

Jest to praktycznie równoznaczne z określeniem celu, gdyż wszystkie podjęte przez wykonawcę działania mają za zadanie doprowadzić do efektu pożądanego przez klienta.  Dlatego tak ważnym jest jasne i przejrzyste określenie, co będzie efektem zlecenia, np. nie tylko informacja, że finalnym „produktem” zlecenia będzie raport z przeprowadzonych działań, ale opisanie, jakie dokładnie informacje będą w tym raporcie zawarte. Takie działanie pozwoli na uniknięcie niepotrzebnych nieporozumień oraz zapewni satysfakcję obu stronom.

·       Zdefiniowaniu zakresu działania

Po opisaniu przez klienta problemu i dobraniu odpowiedniej metody jego rozwiązania warto jest, jeszcze raz, przed rozpoczęciem zlecenia, opisać jakie działania krok po kroku zostaną wykonane. Otrzymanie „zielonego światła” od klienta będzie jednoznaczne ze zrozumieniem z jego strony, co dokładnie będziemy robili i z czego wynikają takie a nie inne koszty.

·       Zdefiniowaniu ram czasowych

Po podpisaniu NDA, określeniu celu, zapoznaniu się klienta z naszymi możliwościami, doborze odpowiednich czynności i określeniu ich zakresu kolejnym krokiem jest zdefiniowanie ram czasowych. Należy ustalić z klientem ostateczny termin wykonania zlecenia, który narzuci wykonawcy harmonogram działań. Ważne jest również poinformowanie klienta o możliwości ewentualnego wydłużenia działań z powodów niezależnych od wykonawcy. Zdarza się, że podczas wykonywania zadania nastąpią nieplanowane okoliczności niewynikające z winy wykonawcy i zlecenie ulegnie wydłużeniu. Lepiej poinformować o takiej ewentualności podczas ustalania ram czasowych, by uniknąć rozczarowania i ewentualnych roszczeń ze strony klienta.

·       Ustalenie kosztów i ewentualne podpisanie umowy (według polskiego prawa e-mail jest również wiążący).

Po wykonaniu wszystkich wyżej opisanych czynności zleceniodawca przedstawia kosztorys i można finalizować organizacyjną cześć zlecenia, tzn. można przejść do podpisania umowy. Nierzadko zdarza się, że sytuacja jest tak pilna, że natychmiastowe rozpoczęcie działań jest niezbędne do osiągniecia sukcesu. Należy wtedy pamiętać, że e-mailowe potwierdzenie zlecenia działań i ich przyjęcie przez wykonawcę ma charakter wiążący z prawnego punktu widzenia.

·       Zachowaniu należytej rzetelności

Jest to główna zasada kierująca pracą dostawcy usług wywiadowczych. Czasami pewnych rzeczy nie da się wykonać, zdobycie pewnych informacji nie jest możliwe lub wiąże się z ryzykiem zdemaskowania całej operacji. Najważniejszym jest jednak by wszelkimi możliwymi, legalnymi i etycznymi środkami spróbować wykonać zlecenie, tak by nawet w przypadku jego niepowodzenia, móc z czystym sumieniem powiedzieć klientowi, że zrobiliśmy wszystko, co było możliwe.

CASE Zachowanie Należytej Rzetelności Bardzo dużą ilość informacji można uzyskać za pomocą tzw. białego wywiadu. Wcale nie znaczy to, że te informacje są gorsze niż inne zdobyte z zaufanych lub oficjalnych źródeł. Należy jednak umieć je weryfikować i odpowiednio interpretować. Potwierdza to przykład informacji, jakie były dostępne w mediach o zamachowcu z Monachium po strzelaninie w centrum handlowym (sierpień 2016r.). W gazetach można było przeczytać, że: - zamachowcem był młody Niemiec irańskiego pochodzenia, - Irakijczyk mieszkający w Niemczech dokonał zamachu, - za strzelaniną w centrum handlowym stoi irański uchodźca, - za ataki odpowiedzialny jest terrorysta mieszkający w Niemczech mający powiązania z Irakiem. Czy z tych informacji można jednoznacznie wywnioskować czy autor ataku był Niemcem czy Irakijczykiem? Czy był uchodźcą czy przebywał na terenie Niemiec jako pełnoprawny obywatel tego kraju? Czy miał związki z ugrupowaniami terrorystycznymi? Media prześcigają się w jak najszybszym przekazie informacji, zwłaszcza jeśli dotyczą one wydarzeń dramatycznych. Często jednak informacje te są chaotycznie i nierzadko nie do końca poprawne. Dlatego tak ważnym jest, by przed przekazaniem takowych informacji klientowi, odpowiednio je zweryfikować i nie ubarwiać niepotrzebnie dla większego dramatyzmu lub chęci przypodobania się zleceniodawcy.

Bardzo ważnym aspektem jest również przedstawianie rzeczywistości taką, jaka ona faktycznie jest, a nie podkolorowywanie czy zakrzywianie jej po to, by przypodobać się klientowi. W swojej pracy musimy zachować 100% obiektywność. Niestety niektóre firmy, chcąc przypodobać się klientowi, stosują zagrania mające na celu pokazanie mu, że z dużym wysiłkiem i trudem udało się im pozyskać pewne informacje, gdy tak naprawdę nie są one tak cenne jak przedstawia to wykonawca. Biznesowi detektywi muszą być w 100% bezstronni i przedstawiać fakty, a nie własne opinie.

Podstawowe błędy i problemy we wzajemnej współpracy pomiędzy zleceniodawcą a zleceniobiorcą.

Problemy komunikacyjne

Jednym z rodzajów problemów najczęściej napotykanych podczas wykonywania zleceń są problemy komunikacyjne, takie jak:

·       Brak szybkiego podjęcia decyzji po zmianie okoliczności zlecenia.

Niektóre zlecenia cechuje bardzo duża dynamiczność a okoliczności wykonania zadania potrafią szybko się zmienić. Niezbędnym jest wtedy by, przy ustalonym łańcuchu komunikacji, móc szybko podjąć decyzje odnośnie dalszych działań. Niestety zdarzają się sytuacje, gdzie z klientem nie ma kontaktu przez dłuższy czas lub nie jest on w stanie szybko podjąć decyzji.

·       Zmiana wymagań w trakcie realizacji zlecenia.

CASE Zmiana wymagań w trakcie realizacji zlecenia Załóżmy, że na zlecenie klienta podejmujemy grę operacyjną, mającą na celu potwierdzenie jego obaw, iż jedna z osób z zarządu sprzedaje konkurencji kluczowe informacje dotyczące strategii firmy. Umówione zostają spotkania mające na celu potwierdzenie tego faktu, lecz w kluczowym momencie klient jednak zmienia zdanie i dochodzi do wniosku, że nie chce rozpoczynać tych działań w tym konkretnym momencie. Taka zmiana decyzji, na rozwiniętym etapie podjętych działań może doprowadzić nie tylko do kompromitacji i ujawnienia działań wykonawcy, ale może również wzbudzić podejrzenia osoby sprawdzanej zaburzając relacje ze współpracownikami lub spowodować podjęcie przez niego działań maskujących nieetyczne do tej pory działania, a w efekcie brak możliwości ich udowodnienia w późniejszym czasie.

Niestety zdarzają się przypadki klientów, którzy już w trakcie realizacji zlecenia stwierdzają, że może jednak będą potrzebować czegoś innego. Pomijając fakt, iż jest to nieprofesjonalne, może to narazić nas jako wykonawców na utratę wiarygodności, gdyż często podjęta już przez nas „gra operacyjna” jest w toku i nie zawsze można ją bezproblemowo przerwać. Dlatego tak ważnym jest, by na samym początku dokładnie ustalić z klientem cel i sposób wykonania zadania. Oczywiście są przypadki, gdy podczas wykonywania zlecenia wchodzimy w posiadanie nowych informacji, które rzucają inne światło na całość sprawy. Należy wtedy przedstawić dokładnie klientowi nowe zaistniałe okoliczności i zastanowić się na ewentualną zmianą działań.

 

Podsumowanie

·       Usługi wywiadowcze są coraz częściej stosowaną praktyką przez firmy działające na polskim rynku. Działania te dają przedsiębiorstwom przewagę informacyjną pozwalającą na wprowadzanie odpowiednich działań do strategii firmy jak również do codzienności jej funkcjonowania, tak by zwiększyć jej konkurencyjność i efektywność.

·       Rynek dostawców usług w tym zakresie stale rośnie. Należy jednak pamiętać by przed powierzeniem zlecenia danej firmie, sprawdzić jej doświadczenie i referencje. Informacje przekazywanie zleceniobiorcom w tej dziedzinie są newralgiczne i o kluczowym znaczeniu dla firmy. Dlatego tak ważnym jest by wybrać do tego sprawdzoną i zaufaną firmę. Najczęściej praktykowanym sposobem wyboru podwykonawcy są polecenia z innych firm, zwłaszcza od szefów bezpieczeństwa dużych korporacji, które często korzystają z usług wywiadowczych. Przed podjęciem współpracy z wykonawcą należy pamiętać by:

o   przed przekazaniem ważnych informacji podpisać NDA,

o   jasno określić cel zlecenia,

o   być elastycznym i otwartym na rady i sugestie wykonawcy,

o   ustalić łańcuch komunikacji oraz sposób raportowania.

·       Jeśli chcemy stać się dostawcami usług wywiadowczych na wysokim poziome należy pamiętać o kilku najważniejszych zasadach:

o   przedstawić zleceniodawcy możliwości jakie posiadamy i doradzić najlepszy sposób wykonanie zlecenia,

o   dokładnie opisać klientowi efekt planowanych działań i zdefiniować zakres działania oraz cel,

o   określić ramy czasowe,

o   ustalić koszty i podpisać umowę,

o   zachować należytą rzetelność i obiektywnie przedstawiać rzeczywistość.

·       Stosowanie się do powyższych zasad pozwoli na uniknięcie problemów we wzajemnej współpracy, które przeważnie są problemami komunikacyjnymi, takimi jak;

o   brak szybkiego podjęcia decyzji po zmianie okoliczności zlecenia,

o   zmiana wymagań w trakcie realizacji zlecenia.

Wykaz używanych skrótowców

·       OSINT – Open Source INTelligence

·       FMCG – fast-moving consumer goods

·       NDA/CDA – non-disclosure agreement (NDA) lub confidential disclosure agreement (CDA))

Bibliografia

·       Ford H., Cytaty biznesu, strona internetowa http://www.cytatybiznesu.pl/index.php?o=glowna&pokaz_aut=19 , 06.09.2016.

·       Praca zbiorowa, 2014, Bezpieczeństwo biznesu w XXI wieku, Warszawa

·       Ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Dz.U. 1993 Nr 47 poz. 211.

---

[1] Praca zbiorowa, 2014, Bezpieczeństwo biznesu w XXI wieku, Warszawa

[2] Ford H., Cytaty biznesu, strona internetowa http://www.cytatybiznesu.pl/index.php?o=glowna&pokaz_aut=19 , 06.09.2016.

[3] Ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Dz.U. 1993 Nr 47 poz. 211.

[4] Sine qua non - warunek konieczny. Innymi słowy, warunek, który musi być spełniony, aby mogło zajść jakieś zdarzenie.